採購數據設定

     

     

系統目的

現代企業面臨著需求多樣化和個性化的雙重挑戰,需要物料的採購和供應環節能夠滿足生產過程對物料柔性(多樣化)和剛性(品質)的需求。對於製造企業而言,為銷售而生產、為生產而採購是一個環環相扣的物料輸入輸出動態過程,依次構成了採購流程、生產流程和銷售流程。從物流角度看,最初的採購流程運行的成功與否將直接影響到企業生產、銷售的最終產品的定價情況和整個供應鏈的最終獲利情況。

企業中的採購部門擔負著確定合理定貨量、選擇優秀供應商和保持最佳安全儲備等重任,並要能夠隨時提供定購、驗收的資訊,跟蹤和催促對外購或委外加工的物料,保證貨物及時到達。建立供應商的檔案,用最新的成本資訊來調整庫存的成本。具體有:
  a. 供應商資訊查詢(查詢供應商的能力、信譽等)。
  b. 催貨(對外購或委外加工的物料進行跟催)。
  c. 採購與委外加工統計(統計、建立檔案,計算成本)。
  d. 價格分析(對原料價格分析,調整庫存成本)。  

 

系統功能

提供銷售流程及客戶信貸評估及審核管理、總公司統一信貸限額檢查、銷售預測、促銷效益考慮、回款控制及應收賬管理,信貸限額可獨立跟據銷售訂單、銷貨單、銷售發票、訂金、期票計算,除一般銷售模式,更支援貿易、分銷,貿易模式可自動產生採購單,訂金發票、毛利預估查詢,分銷模式提供免費數量、套裝組合產品、超送限制及密碼通過、不設限制的折扣及附加費,並可按數量、重量、體積及金額等依據做銷售分攤。
提供客戶資料、往來資料管理,各客戶可輸入無限多個位址及聯絡人的資料、多層分類、多重組別,日結、月結、自定日數之結帳方法、帳單歸入總公司、稅種、多貨幣、自訂欄位、單據內容語言、單據列印語言、客戶審核功能等,並可附上任何格式的檔案、圖片作附件形式補充備忘,以收款超期率自動計算『信用評級』,亦可以由『客戶ABC分析表』看出各客戶銷售額的排名與銷售比率,以評估客戶的重要程度,客戶同時可設定為供應商,提供對沖帳款項。
信用限額控制可由總公司統一計算,信用限額計算檢查方式;可獨立設定未出貨訂單、未結帳銷貨單、應收帳款、期票及訂金等計算。
對銷售產品提供獨立的客戶產品編號、不同銷售價、分量計價,含稅、不含稅價及最近銷售價記錄,並以生效日期、失效日期的管制,以利方便產品銷售時參考。
另外,電腦化作業後,每名客戶產品的核價資訊,可在單據性質設置作業中去設置自動由報價單或銷售訂單或銷售送貨單的輸入而自動更新核價至價格檔中。
於使用者設定之單據中可設定不同的單別,各單別均提供獨立靈活多變的使用權限、多級平行/逐級上審及金額審核作業方式、自動審核等功能,對應廠內不同單據權責要求之審核情況,加強內部資料管理,確保準確無誤,各項作業可設定完成工作後,可通過內部通訊中心、SMS、電郵至相關人員簽核,當管理人員收到訊息時,只需一按滑鼠便進入相關單據中進行查閱、修改及審核,並可再轉發至其它管理人員進行第二重審核或回復用戶通知審核完成。
提供訂單、銷貨、銷退、折讓業務等交易作業,各種作業皆採用線上即時更新的方式,故可以維持訂單、銷售、庫存等最新資料,以應付隨時查閱的需要,另外對客戶所銷售的商品歷史價格皆保存記錄,可以隨時查閱。
建立銷售出貨資料同時,提供快速複製報價單、銷售訂單、借出單功能外,亦允許分批交貨,除正常送貨數量外,並提供免費數量輸入及將計價數量轉成應收帳款資料,對未出貨完畢的訂單亦允許指定結束。
配合組裝零件的接單銷貨,允許於訂單及銷貨單時可由成品直接展開BOM的單階或尾階零件組成接單或銷貨。
訂單或銷貨單資料在輸入時,可線上即時檢閱客戶的信用額數據及產品庫存是否足夠,針對不足者,電腦可由使用者自行設置參數,不足是否允許出貨,且單據上可印出客戶產品編號,以利於客戶對賬,對於超出信用額或低於標準價者,可經過有許可權的人員輸入密碼或智慧卡通過。
提供客戶資訊位址標籤的列印,可以做為信件上的位址標籤。
提供各客戶即時的交易、銷售訂單未送量;可查詢交貨期、查歷史交易記錄,以供銷售人員提醒出貨,掌握交期,避免延誤。
單據均可以任何欄位的部份字元作為搜尋條件,並提供向上查詢單據來源及向下追蹤功能。
在任何查詢畫面單據單號上,只需一按滑鼠便可即時穿透式單據查閱(Drill Down)整張單據的詳細內容。
通過一站式設計的『歷史交易快速搜索』功能,輕易查找所有歷史交易單據,其中包括採購/銷售/委外加工價格等等。
提供樹狀單據追蹤查詢,銷售及採購可跟據來源單據一次性快速追蹤所有相關的單據資料,並以樹狀分枝式整項列出,説明客戶由訂單至採購、收貨、應付帳、付款、送貨、退貨、發票、應收賬及收款紀錄等單據追蹤查詢。
可將銷貨/退貨單數據自動轉成應收帳款資料,無需另外於應收帳款管理中心建立應收帳款資料。